Brasília, 10/3/2021
Entre empresas do mesmo grupo econômico é bastante comum que hajam custos a serem compartilhados, especialmente os de back office, indispensáveis à toda e qualquer atividade empresarial.
Nesse contexto, para gerar otimização, ganho de escala e sinergia, o acordo de compartilhamento de despesas (Cost Sharing Agreement) é uma construção prática utilizada para suportar o rateio de custos e despesas, e suas respectivas alocações, entre empresas do mesmo grupo econômico. Ou seja, divisão de custos e despesas operacionais entre empresas controladas/coligadas, em que serviços e produtos comuns são utilizados de forma compartilhada, trazendo racionalidade aos valores despendidos.
Importante destacar que não se trata de prestação de serviço de uma empresa a outra, em que há clara incidência de tributos e emissão de nota fiscal, mas rateio de despesas, via notas de débitos, conforme controle contábil respectivo.
A Receita Federal já chegou a analisar o tema na Solução de Consulta nº 8/2012 e Solução de Divergência COSIT nº 23/2013, em que traça regras e limites para que estes rateios de despesas entre empresas do mesmo grupo econômico não sejam tributados e sejam dedutíveis, desde que a operação ocorra no Brasil. Para operações internacionais o entendimento da Receita Federal é diferente.
Assim, conceituou-se na Solução de Consulta n º 8/12 que, “Os contratos de compartilhamento de custos e despesas, consistem em negócio jurídico em que uma empresa do grupo (empresa líder) realiza despesas em proveito de todas ou parte das demais sociedades integrantes do grupo, mediante reembolso dos custos incorridos”.
Igualmente, definiu-se como características para que se configurem tais contratos:
a) a divisão dos custos e riscos inerentes ao desenvolvimento, produção ou obtenção de bens, serviços ou direitos;
b) a contribuição de cada empresa ser consistente com os benefícios individuais esperados ou recebidos efetivamente;
c) a previsão de identificação do benefício, especificamente, a cada empresa do grupo. Caso não seja possível assumir que a empresa possa esperar qualquer benefício da atividade desenvolvida, tal empresa não deve ser considerada parte no contrato;
d) a pactuação de reembolso, assim entendido o ressarcimento de custos correspondentes ao esforço ou sacrifício incorrido na realização de uma atividade, sem parcela de lucro adicional;
e) o caráter coletivo da vantagem oferecida a todas as empresas do grupo;
f) a remuneração das atividades, independentemente de seu uso efetivo, sendo suficiente a “colocação à disposição” das atividades em proveito das demais empresas do grupo; e
g) a previsão de condições comerciais em que qualquer empresa, nas mesmas circunstâncias, estaria interessada em contratar.
De outro lado, para que as despesas administrativas rateadas possam ser dedutíveis devem:
a) comprovadamente corresponder a bens e serviços efetivamente pagos e recebidos, não pode ter margem de lucro;
b) ser necessárias, usuais e normais nas atividades das empresas;
c) realizar o rateio mediante critérios razoáveis e objetivos, previamente ajustados e devidamente formalizados por instrumento firmado entre os envolvidos;
d) aplicar critério de rateio de forma consistente com o efetivo gasto de cada empresa e com o preço global pago pelos bens e serviços, em observância aos princípios gerais de Contabilidade;
e) delimitar que a empresa centralizadora da operação de aquisição de bens e serviços aproprie como despesa tão somente a parcela que lhe couber segundo o critério de rateio, não podendo tais custos se confundirem com sua atividade fim. Deve a centralizadora proceder de forma idêntica às empresas descentralizadas beneficiárias dos bens e serviços, contabilizando as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar, orientando a operação conforme os princípios técnicos ditados pela Contabilidade; e
f) fixar que a empresa centralizadora da operação de aquisição de bens e serviços, assim como as empresas descentralizadas, mantenham escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas.
Portanto, o Cost Sharing Agreement é uma estrutura contratual que visa documentar e racionalizar os custos e despesas do mesmo grupo econômico, inclusive para fins de estabelecer quais despesas e custos são dedutíveis dos tributos a pagar. Logo, quando eficazmente utilizado pode ser uma interessante medida de mitigação de gastos.
